产业动态 

   文/惠达 王俪嬟

    小五金品种杂、体积小、数量又多，一年当中大大小小的产品、材料盘点常让小五金厂商仓管人员头痛，若出现盘盈或盘亏现象，管理阶层这时就更烦恼了，重新盘点是相当耗费精力的大功课，追究原因，到底是人员出了问题？流程出了问题？还是未能善加利用盘点系统的功能导致盘点效益降低？面对琳瑯满目的小五金商品，该如何进行盘点才能省时省力？又该如何正确选择盘点系统以求即时及正确性？且看本社此次访问了专门生产螺丝，螺帽，电子螺丝、铁管锌合金、厨房音响家具零配件、铁管等的小五金厂商及盘点专业系统商，来告诉大家小五金盘点的诀窍所在。

     根据本社访问了几家小五金厂商，了解有关他们如何进行小五金库存盘点，规模较大的厂商会排定盘点时程表，针对产品属性选择适用的盘点系统并教育仓管人员以发挥系统最高效益，有的规模较小的公司甚至没有正式盘点系统，只依赖经验人力盘点作帐，并纪录在Excel等统计软体内。其实，每家厂商需求不同，客户要求也各异，并非每家小五金厂商都要购买盘点系统才能落实盘点制度，只是每家厂商都必须建立自己的一套盘点系统或方法以控制「生产」、「管销」及「库存」，才不会发生产品越卖越好，但库存却大量损失的惨痛情况。

一、在小五金货物沉积多年、缺少货品编码、材料管理混乱等情况下，该如何进行快速盘点？
  1、一开始即要建立分工明细的仓管流程，例如谁控管货品出、入库窗口？谁负责每日
    或定期的清点作业？谁负责纪录？谁负责检查核对资料？
 2、平时领货时即要确实填写领货单并备註剩余数量，在进行盘点前做好前置作业，将
    所有商品的名称数量皆列印出来，分派人员开始分门别类整理货架商品。
 3、对于编码无从查起的货品则在每一层货柜货架上明确标註号码，使用不同颜色笔或
    贴纸清楚写上货品名称或新增编码以利区分。

二、库存盘点前、后该注意哪些事项？
     1、平时除了拟好商品防盗措施、商品损坏预防管理、污损商品的处理流程之外，盘点前
       亦要将盘点原则、方法、目的、人员安排先架构妥当，诏告全公司人员进入「备战状
       态」，本社访问的乐耀实业吴冠群老闆就有一个极佳的方法：「将公司每个人都训练
       为专责盘点人员，每个人都必须对盘点结果负责，如此每个环节才可以紧密结合。」
     2、每期完成盘点后，列印完整的商品库存量明细、低于安全库存量和单一商品库存异动
       等报表，如有必要，应把盘点总资料做成折线图、饼形图或圆柱图等直接一目了然的
       图表以做歷年分析比较，随时获知即时准确的库存消长状况，才能有效安排存货、缺
       货管理。而对商品损耗原因、商品损害后续赔偿问题也需纪录清楚。

※盘点系统商亚典资讯－专案部门经理邱圣哲建议：

问：五金盘点常会遇到哪些问题？系统商设计功能时，有否考量小五金盘点哪些困难点而设计？

答：一般来说，国内的五金行、水电材料行等业者在经营管理上的最大困扰，在于其商品种类和规格数量极其庞杂，且不同于一般的产业，其对客户的分级要求更多更细，不同等级都会有不同的价格优惠，因此每每在进货/销货作业或是查询/盘点商品时，都会耗掉大量时间，其中盘点过程尤其麻烦，若是缺乏系统帮助，光是建立盘点单就是一项大工程，更遑论清点过帐。目前系统商已设计出几种更强大的功能，涵盖商品基本资料－等级价格功能、客户/厂商基本资料建档－等级设定、客户/厂商最后售价调整－整批/过滤调整功能等，小五金厂商若有需要可至亚典资讯官方网站：http://www.aden.com.tw免费下载试用。

问：使用小五金盘点系统时，是否有特别的诀窍以求正确性及增进人力时间成本效益？是否有建议五金厂商使用系统时应注意的事项？

答：其实不仅进销存系统，任何的资讯系统要能发挥其综效，最重要的是输入资料时的正确性，因为即便系统本身设有部分防呆机制，但它毕竟不是人脑，无法判断金额或数量的正确性，因此人为的误失导致数据出错常会发生，而这一点通常最容易发生在库存数目上。举例来说，销货单、进货退回单或盘亏都会扣库存，进货单、销货对退回单或盘盈则会加库存，这当中一旦有某个环节遗漏(例如只输入销货单，却忽略进货单)，则库存量一定出错；此外系统在操作程序上有些细节也必须注意，例如单位调整，原来若设定为一箱10件，当销货1箱时，库存量会扣10件，但之后若再调整为一箱8件，就必须避免回头删单的状况，因为此时单位已改变，一旦删除早期的销货单，库存量将依当下的设定加回8件，而非原始的10件，如此一来一往就相差了2件，造成库存数不正确；这是必须多加留意的地方。

问：依您多年观察所见，目前台湾小五金产业使用电脑系统盘点的比例高吗？是否有给尚未导入小五金盘点系统厂商的建议？导入电脑库存系统将可为公司创造何种效益？

答：目前在国内水电五金相关产业中，使用电脑系统盘点的比例仍不算太高，即便近年来
    在政府大力推动缩减产业数位落差的努力下，企业e化比例有逐年爬升的趋势，但对
    多数中小企业来说，电脑库存系统仍是相当陌生的工具，毕竟习惯的改变不易，这种
    情况在南部地区尤为明显，然而不论如何，为了提高管理效率和增加人力的时间成本
    效益，成功总需先跨出尝试的第一步，只要找对系统和厂商，e化带来的甜美果实将
    指日可待。